Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 30.09.2024/Pykälä 278

Kaupunginhallitus 30.09.2024 § 278  

1540/07.00.00/2024  

Valmistelija tiedonhallintasihteeri Teemu Isomaa

Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, eli tiedonhallintalaissa, vaaditaan tiedonhallintayksikköjä ylläpitämään tiedonhallintamallia. Tiedonhallintayksiköitä ovat eri viranomaiset, kuten kunnat. Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot:

1) toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin prosesseihin;

2) tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun selosteen sisällöstä tai, jos selostetta ei tarvitse tietosuoja-asetuksen mukaan laatia, tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista;

3) tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta;

4) tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta, tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista;

5) tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Kaupungin hallintosäännön 72 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 §:n vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa. Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuisiin kuuluu tiedonhallintalain mukaisten kuvausten, kuten tiedonhallintamallin, koostaminen ja ylläpito.

Vuoden 2023 puolella kaupungin kaikki toimialat työstivät tiedonhallintamallia, jolloin suurin työ saatiin valmiiksi. Tiedonhallintamalli on kuitenkin päivittyvä asiakirja, joten sen päivittäminen ja ylläpito jatkuu yhä.

Liitteenä on kaupungin tiedonhallintamallin tämänhetkinen rakenne.

Esittelijä kaupunginjohtaja Maria Sorvisto

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä tiedonhallintamallin.

Asian käsittely Asiantuntijana kuultiin asianhallintasihteeri Teemu Isomaata.

Päätös Hyväksyttiin.