Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 22.05.2024/Pykälä 52

Hyvinvointilautakunta 30.01.2024 § 9 

Valmistelija kirjastojohtaja Janne Koski

Ylivieskan kaupunginkirjasto on hankkinut kirja-aineistonsa pääosin Woima Services Oy:n kautta. Kirjavälittäjät sopimuksessa ovat olleet Kirjavälitys ja Booky. Nykyinen sopimus päättyy 31.10.2024 ja nyt Joki-kirjastojen hankintatyöryhmä valmistelee tulevat tarjouspyyntöasiakirjat.

Ylivieskan kaupunginkirjasto sitoutuu osallistumaan Joki-kirjastojen järjestämään yhteiskilpailutukseen, jossa valitaan kirjallisuuden ja niihin liittyvän av-aineiston välittäjät puitesopimukseen.

Puitesopimukseen liittyminen edellyttää Woima Services Oy:n tai vastaavan hankintaportaalin käyttöönottoa. Aineistohankinnasta syntyy kustannuksia hankintaportaalin ja kirjastojärjestelmän rajapintojen hankinnasta ja käyttöönotosta.

Samalla sitoumuksella valtuutetaan Joki-kirjastojen hankintatyöryhmä valmistelemaan tarjouspyyntöasiakirjat ja julkaisemaan ne julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa sekä laatimaan päätössuosituksen kunnille annettujen tarjousten perusteella. Hankinta käsitellään EU-kynnysrajan ylittävänä hankintana. Tarjousasiakirjat julkaistaan ja käsitellään Ylivieskan kaupungin Cloudia-hankintajärjestelmän kautta. Kukin kunta tekee hankintapäätöksen omien hankintasäännöstensä mukaan.  Ylivieskan kaupunginkirjaston kirjallisuusmääräraha vuonna 2024 on 80 000 euroa. Neljän vuoden kirjallisuushankinnat ovat noin 320 000 euroa.

Sopimus kattaa vuodet 2024-2026 sekä optiovuodet 2027 ja 2028.

Esittelijä hyvinvointijohtaja Joose Kemppainen

Päätösehdotus Hyvinvointilautakunta merkitsee tiedoksi kirjaston kirjallisuushankinnan kilpailutustilanteen ja päättää valtuutta Joki-kirjastojen hankintatyöryhmän valmistelemaan tarjouspyyntöasiakirjat, julkaisemaan ne sekä laatimaan päätössuosituksen kunnille annettujen tarjousten perusteella.

Päätös Hyvinvointilautakunta merkitsi tiedoksi kirjaston kirjallisuushankinnan kilpailutustilanteen ja päätti valtuuttaa Joki-kirjastojen hankintatyöryhmän valmistelemaan tarjouspyyntöasiakirjat, julkaisemaan ne sekä laatimaan päätössuosituksen kunnille annettujen tarjousten perusteella.

Hyvinvointilautakunta 22.05.2024 § 52  

95/02.08.00/2024  

Valmistelija kirjastojohtaja Janne Koski

Joki-kirjastot ovat kilpailuttaneet kirjallisuuden hankinnan välityssopimuksen. Tarjouspyynnön valmisteli hankintaryhmä, johon kuuluivat kirjastojohtaja Janne Koski (Ylivieska), kirjastotoimenjohtaja Anita Aho (Reisjärvi), kirjastotoimenjohtaja Päivi Holsti (Nivala) ja kirjastotoimenjohtaja Inga Petäjäsoja (Oulainen). Hankintatyöryhmä on laatinut päätössuosituksen kunnille. Mukana olevat kunnat tekevät kukin hankintapäätökset hankintaohjeidensa ja hallintosääntöjensä mukaisesti.

Hankintasopimus koskee suomen- ja ruotsinkielistä kirjallisuutta, vieraskielistä kirjallisuutta ja kirjallisuuteen liittyvää av-aineistoa. Yhteishankinta ylittää EU-kynnysarvon (2,2 milj. € ja Ylivieskan kaupungin osuus 320 000 €/ 4 vuotta). Tarjouspyyntö on julkaistu 22.3.2024 Ylivieskan kaupungin Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta Hilmassa (tarjouspyyntö diaarinumero 491113). Hankinta toteutettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) mukaisena avoimena menettelynä. Kilpailutettu sopimuskausi on 1.11.2024 - 31.10.2026. Sopimusta voidaan jatkaa enintään kahdella optiovuodella 1.11.2026-31.10.2028.

Tarjousten jättämisen määräaika oli 23.4.2024 klo 15. Määräaikaan mennessä saapuivat tarjoukset Kirjavälitys Oy:ltä ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä. Hankintatyöryhmä avasi tarjoukset 24.4.2024. Molemmat tarjouksen jättäneet tarjoavat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoukset olivat myös tarjouspyynnön mukaisia. 

Tarjouspyynnön mukaisesti puitesopimukseen olisi hyväksytty viisi toimittajaa, joiden edellytettiin käyttävän Woima-hankintaportaalia. Joki-kirjastojen käyttämä Woima-hankintaportaali vertailee sopimuskaudella kunkin yksittäisen hankinnan hintoja ja ohjaa tilauksen tilaushetkellä edullisemmalle puitesopimustoimittajalle. Jos toimittajia olisi ollut enemmän kuin viisi, niin vertailukohdaksi olisi otettu yrityksen vuosittainen nimikemäärä. Koska hyväksyttäviä tarjouksia saapui kaksi, puitejärjestelyyn valitaan molemmat toimittajat, eikä tarjousten vertailua tarvitse suorittaa. 

Hankintapäätös annetaan kunnista tiedoksi sähköisesti. Hankintasopimus ei synny päätöksellä tai siitä tiedottamalla, vaan vasta, kun odotusaika ja valitusaika ovat kuluneet ja hankintayksikkö ja valitut puitesopimustoimittajat ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen.

Tarjouspyyntö ja tarjousvertailu esitetään kokouksessa.

Esittelijä hyvinvointijohtaja Joose Kemppainen

Päätösehdotus Hyvinvointilautakunta päättää valita Ylivieskan kaupunginkirjaston suomen- ja ruotsin- ja vieraskielisen kirjallisuuden sekä kirjallisuuteen liittyvän av-aineiston hankinnassa puitesopimustoimittajiksi Kirjavälitys Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n 1.11.2024 - 31.10.2026. Optiokausista 1.11.2026-31.10.2028 tehdään erillinen päätös.

Päätös Hyvinvointilautakunta päätti valita Ylivieskan kaupunginkirjaston suomen- ja ruotsin- ja vieraskielisen kirjallisuuden sekä kirjallisuuteen liittyvän av-aineiston hankinnassa puitesopimustoimittajiksi Kirjavälitys Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n 1.11.2024 - 31.10.2026. Optiokausista 1.11.2026-31.10.2028 tehdään erillinen päätös.